Kısa yanıt
E-Fatura ve e-Arşiv Faturanın alıcıya, kullanım kapsamına ve raporlamaya göre farklarını GİB kurallarıyla açıklayan rehber.
Elektronik belge kapsamı genişledikçe işletmelerin sık sorduğu sorulardan biri, hangi alıcıya hangi faturanın düzenleneceğidir. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura farklı teknik uygulamalardır; doğru belge, tarafların uygulama kayıt durumu ve işlemin niteliğine göre belirlenir.
Her iki belge de mevzuata uygun oluşturulduğunda elektronik fatura niteliğindedir. Alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olması, gönderim kanalı ve iptal/itiraz akışı seçimi etkiler. Uygulamaya geçiş zorunluluğu ise yalnızca tek bir ciro eşiğine bağlı değildir; faaliyet türü, hasılat, kuruluş/iş değişikliği ve GİB bildirimi gibi ölçütler yürürlükteki 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği kapsamında kontrol edilmelidir.
Bu rehberde temel ayrımları ve işlem öncesinde kontrol edilmesi gereken noktaları özetliyoruz. Özel işlem türleri için GİB’in güncel kılavuz ve duyuruları ayrıca kontrol edilmelidir.
E-Fatura vs E-Arşiv Fatura Temel Karşılaştırma Tablosu
| Kriter | E-Fatura (E-Invoice) | E-Arşiv Fatura (E-Archive) |
|---|---|---|
| Alıcı (Müşteri) Profili | Yalnızca E-Fatura Mükellefi Olan Şirketler | E-Fatura Kullanıcısı Olmayan Şirketler ve Bireysel Tüketiciler |
| Alıcı ve iletim | Kayıtlı kullanıcıya e-Fatura uygulaması üzerinden iletilir. | e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara düzenlenir; teslim yöntemi mevzuat ve alıcı bilgilerine göre belirlenir. |
| GİB’e iletim | Uygulama yöntemi ve teknik kurallara göre GİB sistemi üzerinden iletilir. | Raporlama yükümlülüğü, mükellefin tabi olduğu e-Arşiv yöntemi ve güncel teknik düzenlemeye göre yürütülür. |
| Ticari senaryo | Ticari senaryoda uygulama yanıtıyla kabul veya ret mümkündür; temel senaryoda aynı yanıt akışı yoktur. | e-Fatura ticari senaryosundaki kabul/ret mekanizması uygulanmaz. |
| İptal/itiraz | Belge türü, senaryo, tarafların yanıtı ve yürürlükteki iptal/itiraz kuralları kontrol edilir. | GİB portalı/özel entegratör iş akışı ve yasal itiraz yolları birlikte değerlendirilir. |
Kime Hangi Fatura Kesilir?
MÜŞTERİ E-FATURA UYGULAMASINA KAYITLI MI?
(GİB kayıtlı kullanıcı listesi kontrol edilir)
KESİLECEK BELGE: E-FATURA
KAYITLI DEĞİL Mİ?
(İşlem türü ve e-Arşiv düzenleme koşulları kontrol edilir)
KESİLECEK BELGE: E-ARŞİV FATURA
1. E-Fatura Nedir ve Nasıl Çalışır?
E-Fatura; hem satıcının hem de alıcının GİB E-Fatura sistemine kayıtlı olduğu durumlarda düzenlenen kapalı devre bir elektronik belgedir:
- Gönderim: Belge, GİB’in belirlediği yöntemlerden biriyle (portal, doğrudan entegrasyon veya özel entegratör) oluşturulup iletilir. Alıcı kullanıcılığı işlem öncesinde güncel listeden sorgulanmalıdır.
- Temel vs Ticari Senaryo:
- Ticari Fatura: Alıcı, uygulama yanıtı ile kabul veya ret bildirebilir. Yanıt süresi ve hukuki etkisi işlem ve mevzuat şartlarına göre ele alınmalıdır; “her fatura için 8 gün” genellemesi yapılmamalıdır.
- Temel Fatura: Ticari senaryodaki kabul/ret yanıtı yoktur. Bu durum, tarafların özel hukuk ve vergi mevzuatından doğan itiraz haklarını ortadan kaldırmaz.
2. E-Arşiv Fatura Nedir?
E-Arşiv Fatura; E-Fatura mükellefi olan veya olmayan şirketlerin, E-Fatura sistemine dahil olmayan mükelleflere ve nihai tüketicilere (vatandaşlara) kestikleri faturadır:
- Fatura elektronik ortamda üretilir ve alıcıya PDF formatında e-posta veya SMS ile iletilir.
- Raporlama yöntemi ve süresi, e-Arşiv uygulamasına geçiş şekline, düzenlenen belgeye ve güncel GİB teknik düzenlemelerine bağlıdır. Bütün mükellefler için tek bir aylık “ertesi ayın 15’i” kuralı varsayılmamalı; entegratör/GİB portalı takvimi kontrol edilmelidir.
3. Yanlış Fatura Türü Düzenlenirse Ne Olur?
- Belgenin elektronik düzenlenmesi gerektiği halde farklı türde veya kâğıt düzenlenmesi ceza riski doğurabilir. Ceza, VUK 353’ün güncel metnindeki tespit sayısı, belge tutarı ve alt sınırlar ile somut olaya göre belirlenir; tek başına sabit bir yüzdeyle açıklanamaz.
- Güncel muhasebe yazılımları ve entegratörler alıcının vergi numarasını girdiğiniz anda karşı tarafın E-Fatura mükellefi olup olmadığını otomatik sorgulayarak yanlış fatura türü seçimini engeller.
E-Dönüşüm ve Dijital Muhasebe Danışmanlığı
e-Fatura/e-Arşiv iş akışları, kayıtlı kullanıcı kontrolü ve raporlama yükümlülüklerinin muhasebe süreçlerine uyarlanması için Celikel CPA, şirketlere mali müşavirlik desteği sunmaktadır.
- Muhasebe Hizmetlerimizi inceleyin,
- E-Fatura ve e-Defter geçiş koşulları rehberimize bakın,
- E-Dönüşüm kurulumunuz için bizimle hemen iletişime geçin.
İlgili rehberler
E-dönüşüm sürecini tamamlamak için belge, defter ve platform seçimini birlikte değerlendirin:
- E-Defter Berat Yükleme Süreleri ve Zaman Damgası (2026)
- E-İrsaliye Uygulaması: Zorunluluk Hadleri ve Cezalar (2026)
- Özel Entegratör mü, GİB Portal mı? E-Dönüşüm Kıyaslaması (2026)
Resmî kaynaklar
- GİB — e-Fatura uygulaması ve geçiş kapsamı
- GİB — e-Arşiv Teknik Kılavuzu, raporlama
- GİB — e-Fatura kullanım kılavuzu
Türkiye’de uygulama desteğine mi ihtiyacınız var?
Muhasebe, vergi, bordro veya şirket işlemlerinizin somut durumunu ruhsatlı bir mali müşavirle değerlendirin.
Sıkça Sorulan Sorular (FAQ)
E-Arşiv fatura kesmek için mali mühür zorunlu mudur?
Özel entegratör kullanan şirketler entegratörün mali mührü üzerinden E-Arşiv fatura düzenleyebilir; şahıs şirketleri e-İmza ile de işlem yapabilir.
İhracat faturaları e-Fatura mı, e-Arşiv mi kesilir?
KDVK 11 kapsamındaki mal ihracatı ve yolcu beraberi eşya ihracatında e-Fatura yükümlülüğü işlem türü ve uygulama senaryosuna göre doğabilir. Hizmet ihracatında belge türü, müşterinin niteliği ve e-belge kapsamı dikkate alınır; tüm hizmet faturalarını otomatik olarak e-Arşiv saymak doğru değildir.