DBS Nedir? Çalışma Mantığı ve Muhasebe Kayıtları

Doğrudan Borçlandırma Sistemi (DBS), bir firmanın bayilerine veya müşterilerine kestiği vadeli faturaların vade gününde banka aracılığıyla otomatik tahsil edilmesini sağlayan bir bankacılık ürünüdür. Banka, her bayi için bir DBS limiti tanımlar; satıcı faturayı bankaya iletir, fatura tutarı bayinin limitinden bloke edilir ve vade gününde bayinin hesabından satıcının hesabına aktarılır. Bayinin hesabında yeterli bakiye yoksa bloke limit krediye dönüşür. Banka sayfalarına göre kredili DBS’te satıcının tahsilat riski bankaya geçer; ancak limit, komisyon, kredi vadesi ve iskonto koşulları bankadan bankaya değişir ve sözleşmeyle belirlenir.

Bu yazı, DBS’nin çalışma adımlarını, kredili ve iskontolu türlerini, satıcı ve bayi tarafındaki muhasebe kayıtlarını, maliyet kalemlerini ve sözleşmede bakılacak noktaları anlatır. Ürün ayrıntıları için örnek olarak Akbank ve Ziraat Bankası’nın ürün sayfaları esas alınmıştır; yazıdaki sayılar varsayımsal örnektir.

DBS nasıl çalışır?

Akbank’ın ürün sayfasındaki akışa göre süreç şu adımlardan oluşur:

Ziraat Bankası ürün sayfası, kredili DBS’te bankanın bayilere sağladığı kredi imkânıyla satıcının alacak tahsilat riskinin sıfırlandığını ve otomasyon sayesinde operasyonel maliyetlerin düştüğünü belirtir. “Risk sıfır” ifadesi limitin yeterli ve geçerli olduğu duruma ilişkindir; limit aşıldığında veya bayi limiti tanımlı değilken kesilen fatura DBS kapsamı dışında kalabilir. Bu yüzden satıcının limit takibini yapması gerekir.

DBS türleri: kredili ve iskontolu

• Kredili DBS: Bayi hesabında para yoksa banka limit dahilinde bayiye kredi kullandırır ve faturayı vadesinde satıcıya öder. Bayi, krediyi vade günü ödeyerek faiz yükünden kaçınabilir (Akbank: aynı gün kapatılan DBS kredisi faizsiz finansman sağlar).
• İskontolu DBS: Satıcı, bankada kayıtlı faturalarını vadesinden önce nakde çevirir; banka bunun karşılığında iskonto uygular. Ziraat Bankası ve Akbank bu seçeneği sunar; oran ve koşullar bankaya ve müşteriye göre değişir.

Maliyet kalemleri

Akbank’a göre DBS’te komisyon, bayilere tanınan kredi limiti üzerinden alınır ve satıcı, bayi ya da ikisi paylaşarak ödeyebilir; komisyon dönemi aylık, üç aylık, altı aylık veya yıllık olabilir; DBS kredisinin faiz oranı müşteriye göre değişebilir. Dolayısıyla maliyet üç ayrı kalemden oluşur:

1. Limit komisyonu (kim ödeyecekse onun kaydında gider).
2. DBS kredisi faizi (bayi tarafı, hesapta bakiye yoksa).
3. İskonto bedeli (satıcı, erken tahsil ederse).

Bu kalemlerin hangi tarafa yazıldığı sözleşmede açık olmalıdır; çünkü muhasebe kaydı gideri yüklenen tarafta oluşur.

Satıcı tarafı muhasebe kayıtları

Varsayımsal örnek: Satıcı, DBS kapsamındaki bayiye 100.000 TL + KDV (%20 varsayımıyla 20.000 TL) tutarında vadeli satış yapıyor. Toplam fatura 120.000 TL’dir.

1. Fatura:

2. Vade gününde banka tahsilatı:

3. Limit komisyonunu satıcı ödüyorsa: 500.000 TL’lik bayi limiti için yıllık %1 komisyon varsayımıyla bir çeyrek dönem komisyonu 500.000 × %1 ÷ 4 = 1.250 TL’dir.

4. İskontolu DBS (vadeden 30 gün önce tahsil): Aylık %3,5 iskonto varsayımıyla 120.000 TL’lik alacağın iskontosu 4.200 TL, bankadan alınan tutar 115.800 TL’dir.

Hesap kodlarının dayanağı Tek Düzen Hesap Planı’dır: 120 Alıcılar, 391 Hesaplanan KDV, 600 Yurtiçi Satışlar, 102 Bankalar, 780 Finansman Giderleri (7/B seçeneğinde; 6 numaralı grupta 660 Kısa Vadeli Borçlanma Giderleri). Bayi cari hesabının 120’nin alt hesabı olması ve DBS’li bayilerin ayrı alt hesapla izlenmesi, mutabakatı kolaylaştırır.

Bayi tarafı muhasebe kayıtları

Aynı işlemi bayi tarafında şöyle izler:

Vade gününde hesapta yeterli bakiye varsa 320 borçlanır, 102 alacaklanır. Bakiye yetersizse DBS kredisi kullanılır:

Krediyi geri öderken ödenen faiz, kısa vadeli borçlanma gideri olarak 660 veya 780’de izlenir. Faizin hesaplanmasında banka dekontu esas alınır.

Vade günü mutabakatı

DBS’in muhasebeye getirdiği en büyük kolaylık, tahsilatın banka tarafından toplu yapılmasıdır; en büyük risk ise bu toplu tahsilatın cari hesaplara yanlış işlenmesidir. Vade günü akışı şöyle kurulabilir:

1. Bankanın tahsilat listesi (hangi bayiden, hangi faturaya, ne kadar) alınır.
2. Her satır, ilgili bayi alt hesabındaki açık faturayla eşleştirilir; tek faturaya kısmi veya birleşik tahsilat olup olmadığı kontrol edilir.
3. Eşleşen tutarlar 102 Bankalar karşılığında bayi alt hesabından kapatılır; bankadaki net giriş ile listenin toplamı karşılaştırılır.
4. Kredi kullanımına dönüşen bayiler ayrıca listelenir; satıcı açısından tahsilat tamamlanmıştır, bayi açısından ise borç bankaya dönüşmüştür.
5. İade, iptal veya indirim faturası kesilen işlemlerin bankaya bildirildiği ve limitin buna göre güncellendiği doğrulanır.

Bu mutabakat her vade gününde yapılırsa ay sonunda 120 hesabındaki açık bakiyeler gerçek riski gösterir; banka listesi ile cari hesap arasındaki fark, hatalı kayıt kadar usulsüz tahsilat bildirimlerini de ortaya çıkarır.

DBS, çek, faktoring ve teminat mektubu

Faktoring ayrıntıları için faktoring işlemleri yazımıza bakabilirsiniz. Teminat mektubunun muhasebe kaydı ayrı bir yazıda ele alınmıştır.

Vergisel dikkat noktaları

DBS’te ödenen komisyon, faiz ve iskonto, işletmenin yabancı kaynaklarına ilişkin finansman maliyetleridir. Kurumlar Vergisi Kanunu md. 11/1-i uyarınca, yabancı kaynakları öz kaynaklarını aşan işletmelerde, aşan kısma münhasır olmak üzere, yabancı kaynaklara ilişkin faiz, komisyon, vade farkı, kâr payı, kur farkı ve benzeri giderlerin toplamının Cumhurbaşkanınca kararlaştırılan kısmı (en çok %10) indirilemez. Bu kısıtlama DBS’e özgü değildir, ancak yoğun DBS kullanan şirketlerin finansman gideri toplamını izlemesi gerekir.

Sözleşme ve süreç kontrol listesi

1. Bayi bazında limit tutarı, limitin yenilenme koşulu ve limit aşımında faturanın durumu net mi?
2. Vade gününde bakiye yoksa krediye dönüşüm, kredi vadesi ve faiz hesabı nasıl?
3. Komisyon kim tarafından, hangi dönemde ve hangi limit üzerinden ödeniyor?
4. İskontolu DBS seçeneği var mı; oran nasıl belirlenir?
5. Fatura iptali, iade ve indirim durumlarında banka kaydı nasıl düzeltiliyor?
6. Banka tahsilat bilgisi ERP veya muhasebe programına günlük mü, vade günü mü işleniyor?
7. Cari hesap mutabakatı bayiyle ne sıklıkta yapılıyor?

Sık yapılan hatalar

• DBS’i “garantili” sanmak. Koruma, tanımlı ve yeterli limit dahilindedir; limit yetersizse fatura korumasız kalabilir.
• Faturayı limitten fazla kesmek. Limit aşımı için sözleşmede ne olacağı belirlenmelidir.
• Komisyon ve iskontoyu satış hasılatından düşmek. Bunlar finansman gideri olarak kaydedilmelidir.
• Bankaya iletilen fatura listesi ile muhasebe cari kayıtlarını uzlaştırmamak.
• Bayi tarafında kredi dönüşümünü kaydetmemek. Vade gününde 320 yerine 300 hesabının kullanıldığı gözden kaçabilir.

Resmî ve ürün kaynakları

• Akbank: Doğrudan Borçlandırma Sistemi (DBS) ürün sayfası
• Ziraat Bankası: Doğrudan Borçlandırma Sistemi (DBS)
• İSMMMO: Tek Düzen Hesap Planı (120, 153, 191, 300, 320, 391, 600, 660, 780)
• GİB: 5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu (md. 11/1-i, finansman gideri kısıtlaması)

Bayi Tahsilat Sistemleri ve Nakit Akışı Danışmanlığı

DBS kapsamındaki faturaların muhasebe kaydı, bayi cari mutabakatları, limit ve komisyon takibi ile finansman giderlerinin kontrolü için Celikel CPA şirketlere mali müşavirlik desteği verir. Banka protokolünün hukuki ve ticari yönü bankanız ve hukuk danışmanınızla birlikte değerlendirilmelidir.

• Muhasebe hizmetlerimizi inceleyin,
• Alacak finansmanı için Faktoring Muhasebesi Rehberimize bakın,
• Durumunuza özel görüşme için bizimle iletişime geçin.