İrtibat Bürosu Nasıl Kurulur? Başvuru ve Belgeler

Kısa cevap: Türkiye’de irtibat bürosu, yabancı ana şirketin Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne başvurup izin almasıyla kurulur. Başvuru belgeleri tam ise Bakanlık kuruluş ve süre uzatımı başvurularını on beş iş günü içinde sonuçlandırır. İlk izin en çok üç yıl için verilir. İzin çıktıktan sonra vergi dairesi kaydı ve kira sözleşmesi bir ay içinde Genel Müdürlüğe iletilir.

Bu rehber, büronun nasıl kurulacağını anlatır: başvuru dosyası, belge zinciri, izin sonrası bildirimler, süre uzatımı ve kapanış. Büronun ne olduğunu, hangi işleri yapıp hangilerini yapamayacağını ve çalışan ücretlerinin vergi durumunu ayrı bir yazıda ele aldık: İrtibat bürosu nedir? Yetkileri, sınırları ve vergi durumu.

Başlamadan önce üç karar

1. İrtibat bürosu doğru araç mı? Büro Türkiye’de ticari faaliyette bulunamaz. Fatura kesecek, sipariş alıp tahsilat yapacak veya Türkiye’de sözleşme yürütecekseniz doğru yapı şube ya da limited şirkettir. Bu kararı başvurudan önce vermek, sonradan izin iptali ve vergi tartışması yaşamaktan çok daha ucuzdur.

2. Hangi faaliyet beyan edilecek? İzin, beyan edilen faaliyet kapsamında verilir. Pazar araştırması ve ürün tanıtımı için alınan izinlerin süresi uzatılmadığından, büronun gerçek işini (temsil, tedarikçi kontrolü, teknik destek, bölgesel koordinasyon gibi) doğru tarif etmek gerekir.

3. Ana şirket belgeleri hazır mı? Ana şirketin faaliyet belgesi, faaliyet raporu veya mali tabloları yoksa ya da birbiriyle tutarsızsa başvuru ilerlemez. Belge zinciri (noter, apostil, tercüme) kuruluş süresinin en değişken kısmıdır.

Başvuru öncesi kontrol listesi

• Ana şirketin faaliyet belgesi güncel mi ve şirketin durumu ile imza yetkililerini gösteriyor mu?
• Faaliyet raporu veya bilanço ve gelir tablosu hazır mı, ana şirketin Türkiye planıyla tutarlı mı?
• Büroyu yönetecek kişi belli mi ve ona verilecek yetki belgesi ile imza yetkisini gösteren belge hazır mı?
• Başvuruyu bir vekil yürütecekse vekaletname tasdik zincirini tamamlıyor mu?
• Beyan edilecek faaliyet (temsil, tedarikçi kontrolü, teknik destek, bölgesel koordinasyon, pazar araştırması) tek ve net cümleyle yazılabiliyor mu?
• Büro için kiralanacak adres ve çalışan planı hazır mı (izin sonrası ilk ay içinde kira sözleşmesi bildirilecek)?
• Ana şirket para, sermaye piyasası veya sigortacılık gibi düzenlemeye tabi bir alanda mı faaliyet gösteriyor? Öyleyse ilgili kurumun görüşü süreci etkileyecektir.

Adım adım irtibat bürosu kuruluşu

1. Başvuru dosyasını hazırlayın

Yatırım Ofisi’nin İş Kurma sayfasına göre başvuruda şu belgeler istenir:

• Başvuru formu,
• Büronun iş kapsamını ve Türkiye’de ticari faaliyette bulunmayacağına dair taahhüdü içeren beyanname ile imza yetkisini gösteren belge,
• Yabancı şirketin faaliyet belgesi (Türk konsolosluğu veya apostil ile onaylı),
• Yabancı şirket hakkında hazırlanmış faaliyet raporu veya bilanço ve gelir tablosu,
• Büroyu yönetecek kişiye verilen yetki belgesi,
• Başvuruyu bir vekil yürütecekse vekaletname.

Yurt dışında düzenlenen belgelerin noter onayı, apostil veya konsolosluk tasdiki ve Türkçe tercüme gereksinimi ülkeye ve belgeye göre değişir; belge zincirini göndermeden önce kontrol edin. Başvuru formunun güncel sürümü için Genel Müdürlüğün duyurularına bakın.

2. Başvuruyu Genel Müdürlüğe iletin

Başvuru Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne yapılır. Para, sermaye piyasası ve sigortacılık gibi özel mevzuatı olan alanlarda ilgili kurumlar (BDDK, SPK gibi) başvuruyu değerlendirir; izin veya lisansa tabi başka sektörlerde Bakanlık ilgili kurumun görüşünü alabilir.

3. İnceleme ve izin: 15 iş günü

Belgeler tam ve eksiksizse kuruluş başvurusu, başvuru tarihinden itibaren on beş iş günü içinde sonuçlandırılır. Eksik veya çelişkili belge bu süreyi uzatır; bu yüzden faaliyet tanımı ile ana şirket belgelerinin tutarlı olması önemlidir. İlk izin, beyan edilen faaliyet kapsamında en çok üç yıl için verilir.

4. İzin sonrası ilk bir ay

İzin alındıktan sonra büro:

• Kira sözleşmesini yapar ve vergi dairesine kayıt yaptırır,
• Vergi dairesi kayıt belgesinin ve büroya ait kira sözleşmesinin bir örneğini bir ay içinde Genel Müdürlüğe iletir.

Büro yetkilisi, ana şirketin unvanı veya büro adresi değiştiğinde de değişiklik, belgeleriyle birlikte bir ay içinde Genel Müdürlüğe bildirilir. Personel istihdamı planlanıyorsa bordro ve SGK akışı bu aşamada kurulur; yabancı personel için ayrıca çalışma izni gerekir (6735 sayılı Uluslararası İşgücü Kanunu).

5. Süre uzatımı

İzin sona ermeden önce Genel Müdürlüğe uzatma başvurusu yapılır. Genel Müdürlük, büronun geçmiş yıl faaliyetlerini, yabancı şirketin Türkiye için iş planı ve hedeflerini, mevcut ve öngörülen harcama tutarını ve istihdam edilen personel sayısını değerlendirir. Uzatma otomatik değildir ve süre bu değerlendirmeye ve faaliyetin niteliğine göre belirlenir; güncel uzatma süreleri için başvuru öncesi Genel Müdürlükten teyit alın. Pazar araştırması veya yabancı şirketin ürün ve hizmetlerinin tanıtımı amacıyla izin verilen büroların faaliyet süreleri uzatılmaz.

İrtibat büroları her yıl en geç Mayıs ayı sonuna kadar büronun geçmiş yıl faaliyetlerine ilişkin EK-4 İrtibat Bürolarının Faaliyetlerine İlişkin Bilgi Formu’nu ve ekli belgeleri Bakanlığa göndermek zorundadır (Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu Uygulama Yönetmeliği m.8/ç). Formu ve belgeleri göndermeyen büroların süre uzatma talepleri değerlendirmeye alınmaz ve faaliyet izinleri resen iptal edilebilir. Güncel form ve gönderim yöntemini Genel Müdürlükten teyit edin.

6. Kapanış

Büro faaliyetini sona erdirdiğinde ilgili vergi dairesinden alınan iş bırakma-yoklama fişini Genel Müdürlüğe iletir. Bürolar, kapanış ve tasfiye sonucunda oluşan bakiye haricinde transfer talebinde bulunamaz. Ticari faaliyete geçmek için ana şirket şube veya yeni bir şirket kuruyorsa büronun kapanış tarihi yeni yapının başlangıç takvimiyle birlikte planlanmalıdır.

Kuruluş süreci tablosu

Başvurularda sık yapılan hatalar

• Genel veya çelişkili faaliyet tanımı: “Danışmanlık” ya da “ticaret” gibi geniş ifadeler soru işareti yaratır. İşi somut yazın ve ticari faaliyet taahhüdüyle uyumlu tutun.
• Pazar araştırması beyan edip kalıcı olmayı planlamak: Bu izinlerin süresi uzatılmaz. Orta vadede Türkiye’de kalıcı bir varlık planlıyorsanız faaliyet tanımını bu gerçeğe göre kurun.
• Belge zincirinin sonradan düzeltilmesi: Eksik apostil veya tutarsız tercüme, başvurudan sonra bile dosyayı geri çevirir.
• İzin sonrası bildirimleri geciktirmek: Kira sözleşmesi, vergi dairesi kaydı ve değişiklik bildirimlerinin bir aylık süreleri vardır.
• Fonksiyon dışına çıkmak: Büro bir müşteriye fatura kesiyorsa ya da tahsilat yapıyorsa izin kapsamı aşılmıştır.