Teminat Mektubu Muhasebesi: Nazım Kayıt ve Komisyon

Banka teminat mektubu, bankanın müşterisi adına lehtara verdiği yazılı bir garantidir ve bir gayrinakdi kredidir: banka şirkete para vermez, yalnızca şirketin yükümlülüğünü yerine getirmemesi hâlinde ödeme taahhüdünde bulunur. Bu yüzden mektup, şirketin bilançosundaki varlık veya borçları büyütmez; nazım hesaplarda (Tek Düzen Hesap Planı’nın 9 numaralı sınıfı) izlenir. Muhasebeyi asıl ilgilendiren iki kalem vardır: mektubun verildiği, iade edildiği veya tazmin edildiği anlardaki nazım ve bilanço kayıtları ile bankaya ödenen komisyonun dönemselliği. Kamu ihalelerinde geçici teminat, teklif bedelinin en az %3’ü; kesin teminat ise ihale bedelinin %6’sıdır (4734 sayılı Kamu İhale Kanunu); 8 Nisan 2024 ve sonrasında ilan edilen ihalelerde kesin teminat olarak yalnızca elektronik teminat mektubu veya elektronik kefalet senedi sunulabilir.

Bu yazı, mektubun türlerini, ihale teminat oranlarını, nazım ve gider kayıtlarını, tazmin ve iade senaryolarını ve e-teminat sürecini sırayla anlatır. Örnek tutarlar varsayımsaldır; banka komisyonu bankaya ve firmanın riskine göre değişir.

Teminat mektubu türleri ve ihale oranları

Teminat mektubu ticari sözleşmelerde de kullanılır; en sık karşılaşılan türler şunlardır:

• Geçici teminat mektubu: İhaleye teklif verirken idareye sunulur.
• Kesin teminat mektubu: İhaleyi kazanan istekliden, sözleşme yapılmadan önce alınır.
• Avans teminat mektubu: İşveren, işin başında avans ödüyorsa, avansın güvencesi olarak istenir.
• Diğer ticari mektuplar: Gümrük, enerji, bayilik ve tedarik sözleşmelerinde kullanılır.

Kamu İhale Kurumu’nun 4734 sayılı Kanun ve 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu karşılaştırma belgesine göre 4734 sayılı Kanun kapsamında:

Nazım hesap kaydı

Tek Düzen Hesap Planı, 9 numaralı sınıfı “Nazım Hesaplar” olarak ayırır; plan, bu sınıfın içindeki hesapları tek tek numaralandırmaz. Dolayısıyla “900 borçlu nazım / 901 (veya 950) alacaklı nazım” gibi kodlar işletmelerin kendi plan yapısına dayanır; aşağıdaki örnek kodlama örnektir.

Şirketin bir kamu ihalesi için bankasından 1.000.000 TL tutarında kesin teminat mektubu aldığını varsayalım:

Mektup iade edildiğinde ters kayıtla kapatılır. Nazım kayıt, bilanço ve gelir tablosunu etkilemez; ancak banka gayrinakdi kredi limitinin kullanımını, mektup vadesini ve lehtarı izlemeyi sağlar.

Alınan teminat mektupları da aynı mantıkla izlenir: şirket, tedarikçisinden veya müşterisinden aldığı teminat mektubunu nazım hesaplarda takip eder; vade ve iade tarihleri takip tablosunda tutulur.

Komisyonun gider kaydı

Banka, mektubu açık tuttuğu süre boyunca komisyon alır. Komisyon oranı, tahsil dönemi (peşin, çeyreklik vb.), BSMV ve damga vergisi gibi kalemler bankaya ve firma riskine göre değişir; bankanın dekontunda ayrı satırlar olarak görünür. Banka muameleleri vergisi (BSMV), bankaların yaptıkları işlemler dolayısıyla kendi lehlerine aldıkları paralar üzerinden alınır (Gider Vergileri Kanunu md. 28); kanuni oranı ve Cumhurbaşkanı’nın bu oranı değiştirme yetkisi md. 33’te düzenlenmiştir. Bu yüzden komisyon dekontundaki BSMV tutarını esas alın; yazıdaki örnekte BSMV ve damga vergisi hesaba katılmamıştır.

Varsayımsal örnek: 1.000.000 TL’lik mektup için yıllık %3 komisyon varsayımıyla bir yıllık komisyon 1.000.000 × %3 = 30.000 TL’dir. Banka bunu peşin tahsil ediyorsa, 12 aya yayılarak her ay 30.000 ÷ 12 = 2.500 TL gider yazılır:

Komisyon çeyreklik ödeniyorsa her çeyrek 1.000.000 × %3 ÷ 4 = 7.500 TL doğrudan gider yazılır. Finansman gideri 7/B seçeneğinde 780’de, 6 numaralı grupta 660 Kısa Vadeli Borçlanma Giderleri’nde izlenir; bu giderler mektubun bağlı olduğu ihale veya yatırım maliyetine eklenmiyorsa dönem gideridir.

Vergisel olarak iki nokta unutulmamalıdır: gider belgelendirilmelidir ve Kurumlar Vergisi Kanunu md. 11/1-i uyarınca yabancı kaynakları öz kaynaklarını aşan işletmelerde, aşan kısma münhasır olmak üzere, yabancı kaynaklara ilişkin faiz, komisyon, vade farkı ve benzeri giderlerin toplamının Cumhurbaşkanınca kararlaştırılan kısmı (kanunda en çok %10) indirilemez. Mektup komisyonu bu toplama girebilir.

İade, vade uzatma ve tazmin

1. İş tamamlandığında iade: Lehtar mektubu bankaya iade eder; nazım kayıt ters çevrilerek kapatılır. Komisyon tahakkukunun iade tarihinde mi, yoksa dönem sonunda mı sona erdiği bankanın sözleşmesine bağlıdır; dekonttan teyit edin.
2. Vade uzatma: Sözleşme süresi uzarsa mektubun geçerlilik tarihi uzatılır; yeni dönem komisyonu ayrıca tahakkuk eder. Elektronik teminatlarda idarenin ilettiği vade uzatma talepleri Takasbank platformunda izlenir.
3. Tazmin (paraya çevirme): Yükümlülük yerine getirilmezse lehtar, bankadan mektup tutarını talep eder. Banka ödemeyi yaptığında mektup sona erer, nazım kayıt kapatılır ve şirket bankaya borçlanır. Bankanın şirkete rücu etmesiyle oluşan bu borç, banka ile yapılan düzenlemeye göre kredi veya cari borç olarak izlenir; karşı hesap, tazminin nedenine göre (ör. cezai şart, zarar) belirlenir.

Tazmin hâlinde karşı hesabı mali müşavirinizle ve sözleşme hükümleriyle birlikte değerlendirin; yanlış sınıflandırma, hem gider olup olmadığı hem de indirilebilirlik açısından hata yaratır.

E-teminat: Takasbank üzerinden elektronik mektup

Kamu İhale Kurumu’nun 15 Mart 2024 tarihli duyurusuna göre Takasbank Kamu Teminat Yönetim Platformu, 22 Ocak 2024’te devreye alınmıştır. İlan veya duyuru tarihi 8 Nisan 2024 ve sonrasında olan ihalelerde, ihale üzerinde kalan istekli kesin teminat olarak yalnızca elektronik teminat mektubunu veya elektronik kefalet senedini sunabilir. Aynı duyuruda ek kesin teminat ve avans teminatı gibi türlerin o tarihte fiziki olarak sunulmaya devam ettiği ve elektronik sunumun daha sonra devreye alınacağı belirtilmiştir; güncel durum için EKAP duyurularını kontrol edin.

EKAP istekli kılavuzuna göre elektronik teminatın yatırılabilmesi için Takasbank Referans Numarası üretilir; isteklinin bu numarayı ihale kayıt numarasıyla birlikte bankaya iletmesi gerekir, numarayı içermeyen elektronik teminat Takasbank tarafından reddedilir. Platform, Takasbank Teminat Yönetim Ücreti (komisyon) tutarını ve ödeme yöntemini de gösterir; bu ücret bankanın mektup komisyonuna ek bir maliyet kalemidir ve ayrıca kayda alınmalıdır. Teminatın iadesi, gelir kaydedilmesi ve vade uzatma talepleri de platformda izlenir. Muhasebe açısından yeni olan, mektubun dijital olmasıdır; nazım kayıt, komisyon ve tazmin mantığı aynıdır.

Sık yapılan hatalar

• Mektubu bilançoya aktif veya pasif olarak yazmak. Mektup nazım kayıttır; para çıkışı oluşmaz.
• Komisyonu tek seferde gider yazmak. Peşin ödenen komisyon, ilgili aylara dağıtılmalıdır.
• Komisyonu 653 Komisyon Giderleri hesabına yazmak. Bu hesap, acenta ve temsilci gibi işletmelere ödenen komisyonlar içindir; banka komisyonu finansman giderine yazılır.
• İade edilen mektubun nazım kaydını kapatmamak. Açık kalan mektuplar limit kullanımını yanlış gösterir.
• Vade uzatmayı ve yeni dönem komisyonunu takip etmemek. Sözleşme süresi uzadığı hâlde mektup vadesi uzatılmazsa idare ile uyuşmazlık doğabilir.
• Tazmini otomatik gider saymak. Kayıt, tazminin nedenine ve sözleşmeye göre yapılır.

Hızlı kontrol listesi

1. Mektup tutarı, lehtar, vade ve proje bilgileri takip tablosunda mı?
2. Bankanın gayrinakdi kredi limiti ve kullanılan tutar güncel mi?
3. Nazım kayıt açıldı mı; iade edildiğinde kapatılıyor mu?
4. Komisyon tahsil dönemi ile gider dönemselliği uyumlu mu?
5. Dekonttaki BSMV ve diğer vergi kalemleri ayrı izleniyor mu?
6. E-teminat süreçleri ve EKAP bildirimleri takip ediliyor mu?
7. Tazmin riski olan mektuplar için sözleşme ve nedenler ayrıca kayıt altında mı?

Resmî kaynaklar

• Kamu İhale Kurumu (EKAP Akademi): 4734 ve 2886 sayılı Kanunlar arasındaki temel farklılıklar (geçici ve kesin teminat oranları)
• KİK EKAP Akademi: Takasbank Kamu Teminat Yönetim Platformu ve elektronik teminat duyurusu
• KİK EKAP: İstekli kılavuzu, geçici ve kesin elektronik teminat işlemleri
• İSMMMO: Tek Düzen Hesap Planı (9. sınıf Nazım Hesaplar; 180, 300, 660, 780)
• GİB: 6802 sayılı Gider Vergileri Kanunu (md. 28 ve 33, BSMV)
• GİB: 5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu (md. 11/1-i, finansman gideri kısıtlaması)

Finansal Raporlama ve Banka Kredileri Danışmanlığı

Teminat mektubu nazım kayıtlarının takibi, komisyon ve vergi kalemlerinin mutabakatı, gayrinakdi kredi limit analizleri ve ihale teminat sürecinin muhasebe boyutu için Celikel CPA şirketlere mali müşavirlik desteği verir.

• Muhasebe hizmetlerimizi inceleyin,
• Damga vergisi için damga vergisi rehberimizi inceleyin,
• Durumunuza özel görüşme için bizimle iletişime geçin.